普通卷宗柜和智能卷宗柜的区别就在于“智能”二字，那究竟智能在哪里？
简单来说，就是机械取代认人工；详细来说，就是将古板保管形式的“人与人”交互转变为人机交互，智能身份验证识别方法，确保取件人的唯一性，为群众提供便捷、宁静的案件卷宗暂存保管方法，对卷宗进行智能信息化治理，并形成报表随时可盘问；全程监控，确保卷宗动态监管、全程留痕；并通过身份验证、监控等方法，对不法提取等发出智能预警及提醒。
公安局、检察院、法院、监狱、看守所等单位的档案室、资料室等等，都有大宗卷宗需要进行妥善保管，人工挂号和人工盘点显然保存着巨大的事情量及可能保存的疏漏，且保存被不法分子窃取的危害，用机械取代人工，系统对卷宗存取全流程实时纪录和管控，在线盘问、追踪调阅信息，降低由手工盘存引起的过失；严格审核卷宗存取权限，超时未送还、不法借用等异常情况系统自动报警，使用者用得定心。
