随着盘算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，有许多信息可以通过电子信息通道进行通报。但关于一些秘密文件和物件，其具有高度保密性的要求，无法通过网络直接传输，而必须以实物的方法进行通报、处理和生存。为了处理这类问题，智能文件柜也逐渐泛起在人们的视野之中。
另一方面，在古板的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常泛起文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件却没有抵达；或者是领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子系统。使纸质公牍与电子公牍形成“两层皮”现象，智能文件柜的泛起有效地解决了这一类问题。
智能文件柜的现实意义包括：
1、智能文件柜的文件交换历程改变了人与人直接交互模式，以智能文件交换柜为载体，实现24小时文件交接，节省了大宗的人力和时间；
2、智能文件柜解决了信息流与物流的信息连接，可以对每一份文件进行盘算机自动追踪，真正地实现了文件信件处理的自动化治理；
3、智能文件柜关于文件流转信息挂号的准确性、文件处理的宁静可靠性都大大提高；
4、智能文件柜系统可完整保存存取人存取文件的信息，规避了文件遗失的可能、减少文件转交延期问题和文件使用难以追踪、难以查找及日常梳理的问题，切实提高了办公的事情效率。
